Một khoá học dành cho các đơn vị tư vấn du học, định cư, visa, xuất khẩu lao động, pháp lý, giấy phép, tài chính và vay vốn. Bạn không chỉ nhận một template có sẵn, mà học cách thiết kế, vận hành và tuỳ biến hệ thống Notion theo đúng quy trình tư vấn của doanh nghiệp mình.
Nguồn lead, nhu cầu, dịch vụ quan tâm
Mỗi khách là một hồ sơ có trạng thái riêng
Biết khách còn thiếu gì, cần bổ sung gì
Lịch nộp, lịch hẹn, lịch follow-up
Lưu kết quả, bàn giao và lịch sử xử lý
Theo dõi phí dịch vụ theo từng giai đoạn
Nếu công việc của bạn xoay quanh khách hàng, giấy tờ, checklist, deadline, tiến độ xử lý và doanh thu theo từng case, thì Notion Case OS là hệ thống được thiết kế đúng cho mô hình vận hành đó.
Quản lý học sinh, phụ huynh, trường, ngành, học bổng, hồ sơ, visa và lịch bay.
Theo dõi điều kiện khách hàng, diện hồ sơ, giấy tờ, tiến độ nộp và kết quả xử lý.
Quản lý checklist hồ sơ theo quốc gia, lịch hẹn, phỏng vấn, bổ sung giấy tờ và kết quả visa.
Quản lý ứng viên, đơn hàng, thị trường, đào tạo, phỏng vấn, visa và lịch xuất cảnh.
Quản lý vụ việc, tài liệu, chứng cứ, timeline, lịch hẹn, deadline và người phụ trách.
Theo dõi hồ sơ thành lập, giấy phép, thay đổi đăng ký, thủ tục pháp lý và trạng thái nộp.
Quản lý khách vay, hồ sơ tài chính, ngân hàng phù hợp, trạng thái xét duyệt và phí dịch vụ.
Nếu mỗi khách hàng của bạn cần được theo dõi qua nhiều bước, nhiều giấy tờ và nhiều lần follow-up, hệ thống này có thể tùy biến cho bạn.
Và một bộ hồ sơ thì cần được quản lý bằng hệ thống: ai phụ trách, đang ở bước nào, còn thiếu giấy tờ gì, deadline khi nào, kết quả ra sao và doanh thu đã thu đến đâu.
Trong ngành tư vấn hồ sơ, vấn đề không chỉ là có nhiều khách hay nhiều giấy tờ. Vấn đề là mọi thứ đang nằm rải rác: Zalo để trao đổi, Excel để ghi lead, Drive để lưu file, Calendar để nhớ lịch, còn tiến độ thì nằm trong đầu từng người.
Khách hỏi trên Zalo, Facebook, website hoặc người quen giới thiệu. Nhưng nếu không có CRM rõ ràng, rất nhiều khách tiềm năng sẽ trôi mất trước khi kịp follow-up.
Giấy tờ nằm trong Drive, ảnh chụp nằm trong Zalo, checklist nằm trong Excel. Đến lúc cần xử lý lại phải hỏi: “khách này còn thiếu giấy tờ gì?”
Deadline nộp hồ sơ, bổ sung giấy tờ, phỏng vấn, thanh toán, gia hạn — chỉ cần quên một mốc quan trọng là có thể mất niềm tin, mất khách hoặc mất cả case.
Muốn biết hồ sơ đang ở đâu, chủ doanh nghiệp phải hỏi nhân viên. Nhân viên lại phải kiểm tra nhiều nơi. Cả team mất thời gian chỉ để cập nhật trạng thái.
Nhiều case thu tiền theo giai đoạn. Nếu không theo dõi sát, rất dễ quên mốc thu, nhầm công nợ hoặc không biết dịch vụ nào đang tạo dòng tiền tốt nhất.
Nhân viên mới vào phải hỏi từng bước. Người cũ nghỉ là quy trình mất theo. Công ty không có một nơi lưu lại cách xử lý hồ sơ, mẫu tin nhắn, checklist và kinh nghiệm vận hành.
Một bộ hồ sơ càng quan trọng thì càng cần được theo dõi trong một hệ thống rõ ràng: ai phụ trách, đang ở bước nào, thiếu giấy tờ gì, deadline khi nào, đã thu tiền đến đâu và kết quả cuối cùng ra sao.
Notion Case OS không bắt đầu từ một bảng dữ liệu chung chung. Nó bắt đầu từ đúng cách ngành tư vấn hồ sơ vận hành: có khách hàng, có tư vấn, có hồ sơ, có giấy tờ, có deadline, có kết quả và có doanh thu theo từng case.
Ghi nhận khách mới, nguồn đến, nhu cầu và dịch vụ quan tâm.
Lưu lịch sử trao đổi, nhu cầu, lịch hẹn và bước follow-up.
Biến khách đủ điều kiện thành một case có mã hồ sơ riêng.
Theo dõi giấy tờ đã nhận, còn thiếu, cần bổ sung hoặc đã kiểm tra.
Giao việc, theo dõi trạng thái, người phụ trách và bước tiếp theo.
Nhắc lịch nộp, phỏng vấn, bổ sung giấy tờ, thanh toán hoặc gia hạn.
Lưu kết quả xử lý, trạng thái hoàn thành và lịch sử bàn giao.
Theo dõi phí dịch vụ, công nợ, thanh toán và doanh thu theo từng case.
Mỗi case được liên kết với khách hàng, checklist giấy tờ, người phụ trách, deadline, trạng thái xử lý và doanh thu. Chủ doanh nghiệp không cần hỏi thủ công từng nhân viên chỉ để biết tiến độ.
Không còn mỗi người giữ một file riêng. Lead, khách hàng, hồ sơ, giấy tờ và deadline cùng nằm trong một hệ thống chung.
Mỗi loại hồ sơ có checklist riêng. Mỗi khách có trạng thái riêng: đã nhận, còn thiếu, cần bổ sung hoặc đã kiểm tra.
Lịch nộp hồ sơ, phỏng vấn, bổ sung giấy tờ, thanh toán và gia hạn được đưa vào dashboard để dễ theo dõi.
Biết case nào đã thu, còn công nợ, thu theo giai đoạn nào và dịch vụ nào đang tạo dòng tiền tốt nhất.
Điểm khác biệt là mọi thứ xoay quanh từng bộ hồ sơ: từ lúc khách hàng mới quan tâm, qua tư vấn, thu giấy tờ, xử lý, deadline, kết quả đến công nợ và doanh thu cuối cùng.
Notion Case OS giúp chủ doanh nghiệp và team vận hành nhìn rõ mọi thứ trong một màn hình: lead mới, hồ sơ đang xử lý, giấy tờ còn thiếu, deadline sắp tới, công nợ cần thu và doanh thu theo từng dịch vụ.
Không phải mở nhiều file, hỏi nhiều người. Dashboard cho bạn biết case nào cần xử lý trước.
Những hồ sơ sắp đến hạn nộp, bổ sung, phỏng vấn hoặc thanh toán được kéo lên để team xử lý kịp thời.
Biết hồ sơ nào đã thu, còn công nợ, đang ở giai đoạn nào và dịch vụ nào đang tạo doanh thu tốt nhất.
Khi toàn bộ lead, hồ sơ, giấy tờ, deadline, người phụ trách và dòng tiền được gom về một nơi, bạn không còn vận hành bằng cảm giác. Bạn vận hành bằng dữ liệu thật của từng case.
Trong ngành tư vấn hồ sơ, checklist giấy tờ là điểm sống còn. Notion giúp mỗi case có một danh sách giấy tờ riêng: đã nhận, còn thiếu, cần bổ sung, đang kiểm tra, đã hợp lệ, ai phụ trách và deadline khi nào.
Mỗi dịch vụ có một bộ giấy tờ mẫu: du học, visa, định cư, pháp lý, vay vốn.
Giấy tờ thiếu được kéo lên để team biết cần nhắc khách ngay, không bị quên.
Mỗi giấy tờ có người phụ trách kiểm tra, ghi chú lỗi và xác nhận hợp lệ.
Biết giấy tờ nào cần nhận trước ngày nào để kịp nộp hồ sơ hoặc xử lý tiếp.
Khi mỗi giấy tờ đều có trạng thái, người phụ trách, file đính kèm, ghi chú và deadline, cả team không còn phải hỏi nhau thủ công. Mở case ra là biết ngay cần làm gì tiếp theo.
Tư vấn du học, định cư, xuất khẩu lao động hay pháp lý đều có quy trình khác nhau. Nhưng điểm chung là: mỗi khách hàng đi qua nhiều bước, nhiều giấy tờ, nhiều deadline và cần được theo dõi đến tận kết quả cuối cùng.
Thay vì tạo mỗi ngành một file Excel riêng, Notion Case OS dùng chung một lõi: khách hàng, hồ sơ, checklist, deadline, người phụ trách, trạng thái và doanh thu. Sau đó mỗi ngành có workflow riêng để phù hợp với thực tế vận hành.
Phù hợp với trung tâm du học, visa, hồ sơ đi nước ngoài.
Phù hợp với đơn vị tư vấn định cư, đầu tư, đoàn tụ, tay nghề.
Phù hợp với công ty quản lý nhiều ứng viên, đơn hàng, thị trường.
Phù hợp với văn phòng luật, pháp lý doanh nghiệp, giấy phép.
Mỗi ngành có workflow khác nhau, nhưng vẫn dùng chung một hệ thống dữ liệu: khách hàng, hồ sơ, giấy tờ, deadline.
Du học khác định cư, visa khác pháp lý. Nhưng mọi checklist đều có thể được chuẩn hoá và tái sử dụng.
Dù team xử lý nhiều loại hồ sơ khác nhau, dashboard vẫn cho biết case nào đang chạy, case nào tắc, case nào tạo doanh thu.
Khi hiểu được lõi vận hành chung, bạn có thể tuỳ biến Notion cho du học, visa, định cư, xuất khẩu lao động, pháp lý, giấy phép, tài chính hoặc bất kỳ mô hình tư vấn hồ sơ nào.
Sau khi học hoặc triển khai xong, mục tiêu không phải là có thêm vài trang Notion đẹp mắt. Mục tiêu là bạn sở hữu một hệ thống có thể dùng thật để quản lý khách hàng, hồ sơ, giấy tờ, deadline, team xử lý và dòng tiền theo từng case.
Notion Case OS giúp bạn biến quy trình rời rạc thành một hệ thống có cấu trúc: lead vào đâu, ai tư vấn, hồ sơ ở bước nào, thiếu giấy tờ gì, deadline khi nào, đã thu tiền đến đâu và kết quả ra sao.
Biết khách đến từ đâu, quan tâm dịch vụ gì, ai phụ trách, đã tư vấn gì và cần follow-up khi nào.
Mỗi khách hàng trở thành một case có mã hồ sơ, trạng thái xử lý, người phụ trách và lịch sử đầy đủ.
Mỗi loại dịch vụ có checklist riêng, mỗi giấy tờ có trạng thái: đã nhận, thiếu, cần bổ sung, hợp lệ.
Theo dõi lịch nộp hồ sơ, lịch bổ sung giấy tờ, lịch phỏng vấn, lịch thanh toán và deadline nội bộ.
Lưu mẫu tin nhắn, email, hợp đồng, checklist, quy trình xử lý và tài liệu hướng dẫn khách hàng.
Theo dõi phí dịch vụ, thanh toán theo giai đoạn, công nợ cần thu và doanh thu theo từng loại hồ sơ.
Một khi khách hàng, hồ sơ, giấy tờ, deadline, quy trình và doanh thu được liên kết trong Notion, bạn có thể quản lý nhiều case hơn mà không phải phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ, tin nhắn rời rạc hay file Excel riêng lẻ.
Có rất nhiều khoá Notion ngoài kia, nhưng hiếm ai từng ngồi gỡ đúng bài toán của một đơn vị tư vấn hồ sơ. Đây là lý do khoá này khác biệt.
Mình đã thiết kế và triển khai hệ thống Notion quản lý tất tần tật cho đơn vị tư vấn thật — từ khách hàng, hồ sơ, checklist giấy tờ, deadline đến CRM và dòng tiền theo từng case.
Bộ khung lấy từ đơn vị tư vấn vận hành thật, không phải ví dụ chung chung tải trên mạng.
Giải đúng bài toán khách hàng, hồ sơ, checklist giấy tờ, deadline, công nợ — không phải khoá Notion đại trà.
Cầm tay chỉ việc từng bước. Ai cũng dựng được, kể cả người không rành công nghệ.
Nhận sẵn bộ template hệ thống quản lý hồ sơ, chỉnh theo đơn vị mình rồi dùng được luôn — tiết kiệm hàng tháng mày mò.
Có chỗ hỏi đáp khi vướng, đồng hành sau khoá học để bạn dựng xong hệ thống chứ không bỏ dở.
Học cách nghĩ và thiết kế hệ thống, để tự mở rộng cho mọi mảng dịch vụ tư vấn về sau.
Mục tiêu của mình không phải dạy bạn "biết Notion" — mà giúp bạn có một hệ thống vận hành đơn vị tư vấn chạy được thật.
Từ bộ template dùng ngay, tới khoá học tự dựng hệ thống, hoặc coaching 1-1 để mình kèm sát. Mục tiêu cuối cùng vẫn là: bạn có một hệ thống quản lý khách hàng, hồ sơ, giấy tờ, deadline, công nợ và doanh thu theo từng case.
Dành cho người muốn có ngay bộ khung Notion để quản lý khách hàng, hồ sơ, checklist giấy tờ và deadline.
Học cách tự dựng hệ thống quản lý hồ sơ tư vấn: từ CRM, case, checklist giấy tờ, workflow, deadline đến doanh thu.
Dành cho đơn vị muốn được kèm sát để dựng hệ thống phù hợp với quy trình tư vấn, hồ sơ và team xử lý thật.
Chọn cách phù hợp để bắt đầu: dùng template, tự học để dựng hệ thống, hoặc để mình kèm sát theo quy trình thật của bạn.
Nếu bạn đang nghĩ "công việc tư vấn của mình khó hệ thống hoá lắm" hay "mình không rành công nghệ" — đọc phần này trước nhé.
Vẫn còn câu hỏi chưa có ở đây?
Nhắn mình qua Zalo hoặc đặt lịch tư vấn miễn phí ở phần cuối trang — mình trả lời trực tiếp.Những chia sẻ thật từ chủ doanh nghiệp, điều hành hồ sơ và anh em tư vấn viên sau khi áp dụng hệ thống.
Trước đây tôi quản mấy chục bộ hồ sơ bằng Excel với Zalo, mùa cao điểm là loạn hết. Giờ mở điện thoại là biết case nào sắp tới deadline, ai đã đóng phí, còn thiếu giấy tờ gì. Đáng đồng tiền.
Khách hàng, checklist giấy tờ, người phụ trách tự gom vào một chỗ, hết cảnh mỗi người một file. Nhân viên mới cũng bắt nhịp cực nhanh.
Cái tôi thích nhất là nhìn được doanh thu và công nợ từng case ngay lập tức, không phải đợi kế toán tổng hợp cuối tháng.
Tôi không rành công nghệ mà học vẫn theo được. Video dễ hiểu, có buổi Google Meet hỏi trực tiếp nên rất yên tâm.
Hồ sơ khách, hợp đồng, giấy tờ pháp lý gom hết một chỗ. Khách cũ quay lại tra vài giây là ra, chuyên nghiệp hẳn.
Nhờ dashboard tổng mà sếp tôi ngồi văn phòng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ đang xử lý và tình hình chốt khách. Rất chuyên nghiệp.
Mỗi tháng chần chừ là thêm một tháng rối việc và bỏ lỡ cơ hội chốt khách. Bắt đầu hôm nay, bạn sẽ có một hệ thống Notion vận hành trọn vẹn công việc tư vấn — quản lý khách hàng, dự án và tri thức trên cùng một nền tảng.
Bắt đầu từ số 0 — làm quen Notion và dựng dashboard tổng nhìn thấy toàn bộ hồ sơ, case đang xử lý trong một màn hình.
Ghi nhận khách mới, nguồn đến, nhu cầu và dịch vụ quan tâm — quản lý toàn bộ pipeline tư vấn ở một chỗ.
Biến mỗi khách đủ điều kiện thành một case có mã hồ sơ riêng, gắn liền khách hàng, dịch vụ và người phụ trách.
Theo dõi giấy tờ đã nhận, còn thiếu, cần bổ sung hay đã kiểm tra — cho từng loại dịch vụ.
Giao việc, theo dõi trạng thái và nhắc lịch nộp hồ sơ, phỏng vấn, bổ sung giấy tờ hay thanh toán.
Theo dõi phí dịch vụ, công nợ và doanh thu theo từng case — biết ngay dịch vụ nào tạo dòng tiền tốt nhất.
Mua xong là học được luôn. Bài giảng online tự học theo tiến độ của bạn, kèm 3 buổi học nhóm qua Google Meet để củng cố kiến thức và giao lưu.
Chưa chắc gói học phù hợp? Đặt lịch để mình tư vấn lộ trình đưa toàn bộ công việc tư vấn hồ sơ của bạn lên Notion — không ép mua.
Bấm nút để chọn khung giờ phù hợp với bạn.